Opţiunea �Scrisori şi corespondenţe�

Opţiunea �Scrisori şi corespondenţe� (Letters and Mailings) se preia din meniul Tools (Instrumente) şi dispune de o listă de alte opţiuni specifice (vezi în figura/captura alăturată mai jos):

• mail merge � îmbinarea corespondenţei
• show mail merge toolbar � afişează bara de instrumente Mail Merge
• envelopes and labels � plicuri şi etichete
• letter wizard � foloseşte expertul pentru creare scrisoare

Astfel, Word va pune la dispoziţie instrumentul necesar pentru a rezolva o problemă de birotică: administrarea corespondenţei (mail merge helper) într-un birou sau serviciu unde poate să apară următoarea situaţie: acelaşi document (scrisoare de afaceri, notă internă, ofertă, catalog, etichetă poştală, plic, catalog etc.) trebuie expediat către mai mulţi destinatari.

Acest tip de document numit document poştal (Mail Document) este format din două tipuri de informaţii: informaţii constante (de exemplu corpul scrisorii şi adresa expeditorului) şi informaţii variabile (datele de identificare ale destinatarilor: nume şi prenume, adresa, adresa de e-mail etc.).

Informaţiile constante (texte şi imagini grafice) vor fi scrise în documentul principal (Main Document), iar informaţiile variabile vor fi organizate în sursa de date (Data Source). Sursa de date este un fişier în care informaţiile sunt organizate sub forma unui tabel. Fiecare coloană din tabel corespunde unei categorii de informaţie (nume, prenume, adresa etc.) şi se identifică în fişier printr-un câmp (Field). Numele coloanelor se păstrează în primul rând al tabelului care se numeşte înregistrare antet (Header Record). Rândul din tabel este format dintr-un set de informaţii legate între ele (care identifică un destinatar). În fişierul sursei de date, un rând corespunde unei înregistrări de date (Record Data) .

Pentru sursa de date se pot folosi următoarele tipuri de structuri de date:

• tabel creat cu procesorul de texte Microsoft Word;
• listă cu persoanele de contact creată cu aplicaţia Microsoft Outlook;
• foaie de calcul creată cu aplicaţia de calcul tabelar Microsoft Excel;
• tabelul unei baze de date create cu aplicaţia Microsoft Access;
• fişier text în care câmpurile de date dintr-o înregistrare sunt separate fie prin caracterul tab, fie prin virgulă.

Dacă folosiţi ca sursă de date un tabel Word, veţi putea defini maxim 63 de câmpuri.

Atunci când proiectaţi sursa de date, trebuie să ţineţi cont de următoarele recomandări:

1. Alegerea structurii: Structura trebuie să fie aleasă astfel încât să acopere toate variantele pentru informaţia variabilă, chiar dacă unele câmpuri din sursa de date nu se folosesc în cazul unor destinatari. Ele vor fi prevăzute şi atunci când nu sunt necesare nu se completează.
2. Criteriul de ordonare: Stabiliţi dacă vreţi ca înregistrările din sursa de date să fie ordonate după un criteriu (valoarea unui câmp).
3. Separaţi informaţiile în câmpuri: Este bine să divizaţi o informaţie în cât mai multe câmpuri ca să o puteţi folosi în diferite variante. De exemplu, nu folositi un singur câmp pentru formula de adresare, ci câte un câmp pentru fiecare componentă: formula de adresare (title), numele şi prenumele.

Pentru realizarea unui document poştal trebuie să parcurgeţi următorii paşi:

1. Deschideţi sau creaţi documentul principal (Main Document) în care scrieţi informaţiile constante.
2. Deschideţi sau creaţi sursa de date (Data Source) care conţine datele variabile.
3. În documentul principal inseraţi câmpurile pentru combinare care vor instrui aplicaţia Word ce date să introducă din sursa de date în aceste poziţii.
4. Combinaţi documentul principal cu sursa de date prin preluarea datelor din sursa de date din câmpurile precizate. Fiecare înregistrare din sursa de date va produce o scrisoare individuală. Rezultatul se va obţine într-un document nou.
5. Scrisorile pot fi tipărite, expediate prin poşta electronică, fax etc.

Folosind facilitatea de administrare a corespondenţei, puteţi să executaţi următoarele operaţii:

1. să administraţi sursa de date pentru corespondenţă;
2. să creaţi un document poştal principal care conţine texte şi imagini, care corespunde unui anumit format (scrisoare, etichetă poştală, plic poştal, catalog, listă poştală) şi pe care urmează să-l trimiteţi mai multor destinatari;
3. să completaţi documentul principal pentru fiecare destinatar, cu informaţii preluate direct din baza de date pentru corespondenţă (numele şi adresa destinatarului); în documentul poştal rezultat pot fi inserate manual unele câmpuri sau pot fi generate automat unele date (de exemplu numărul curent al scrisorii).

Procesul de creare a unui astfel de document constă în următoarele etape:

1. Scriem scrisoarea
2. TOOLS \ Letters and mailings \ Mail merge wizard�
3. Se execută următorii 6 paşi:
   1. Alegem opţiunea Letters; Next: Starting document
   2. Alegem documentul ce conţine scrisoarea (Use the current document); Next: Select recipients
   3. Alegem baza de date (Use an existing list � deschidem de la Browse o listă existentă; Type a new list � se crează cu Create o nouă listă); Next: Write your letter
   4. Poziţionăm cursorul acolo unde dorim să apară câmpurile din listă; dăm click în dreapta pe More items..; din caseta care se deschide dăm dublu-clik pe câmpurile dorite; Next: Preview your letter;
   5. Previzualizăm scrisorile: Next: Complete the merge;
   6. Folosim: EDIT individual letter � pentru a îmbina scrisorile în fişier
   Print � - pentru a îmbina scrisorile la imprimantă Deschidem o casetă în care alegem All şi Ok .

4. Se salvează documentele şi se închide aplicaţia.