Aplicaţii practice în WORD 2003

Test 1
Aplicaţie 1
Aplicaţie 2
Adăugarea secţiunilor în documente / Crearea unui cuprins ( - 325 Kb)

Tutoriale AEL - Office engleză

1. Descrierea documentelor
2. Formatarea paginii
3. Fonturi
4. Paragrafe
5. Tabele
6. Inserare
7. Utilizarea diacriticelor
8. Test de autoevaluare - Microsoft Word
9. Test de autoevaluare - Utilizarea Diacriticelor

Tutoriale AEL - Office română

1. Descrierea documentelor
2. Formatarea paginii
3. Fonturi
4. Paragrafe
5. Tabele
6. Inserare

Utilizarea „shortcut”-ului pentru funcţii mai des utilizate ale editorului

Pentru reducerea timpului de lucru se pot personaliza barele de instrumente sau chiar putem crea o bară proprie cu instrumentele dorite. Din meniul Tools se alege opţiunea Customize. Pentru a crea o bară cu instrumente se acţionează butonul New şi se introduce denumirea acesteia. Putem stabili ca acestă bară să fie valabilă doar în documentul curent sau în orice document (Make toolbar available to:). Iniţial această bară nu conţine nici un instrument. Acţionăm butonul Commands iar din listele de instrumente ”tragem” pe cele dorite în noua bară cu instrumente (sau în orice altă bară cu instrumente).

Crearea macrocomenzilor
Crearea unei macrocomenzi permite execuţia automată a unor operaţii.
Meniul Tools – opţiunea Macro – opţiunea Record New Macro
Se introduce numele pentru macrocomandă, se alege modul de excutare (bare cu instrumente sau tastatură) şi se stabileşte dacă macrocomanda va fi folosită doar în documentul curent sau în orice document. Se execută toate operaţiile, ele fiind înregistrate.
Se poate opri înregistrarea operaţiilor sau se poate face pauză, cu ajutorul instrumentelor
Macrocomanda poate fi aplicată sau ştearsă din meniul Tools –opţiunea Macro – opţiunea Macros.

Reguli generale de tehnoredactare şi estetica paginii tipărite Reguli de redactare a textelor oficiale sau de altă natură

• Folosiţi întotdeauna formatul de pagină A4. Acest lucru vă scuteşte de probleme la imprimare datorită diferenţelor de lungime şi lăţime între formatul A4 şi Letter (formatul implicit al Word-ului). Pentru a verifica acest lucru mergeţi în meniul File - Page Setup.
• Pentru indentarea unui paragraf nu folosiţi tasta spaţiu. Folosiţi instrumentele de pe rigla ajutătoare de sus sau mergeţi în meniul Format - Paragraph.
• Când ajungeţi la finalul rândului şi mai aveţi text de introdus, nu tastaţi Enter. Tastaţi Enter doar la finalul unui paragraf. Acest lucru vă ajută atunci când mutaţi textul dintr-o parte într-alta a documentului.
• Înaintea semnelor de punctuaţie (punct, virgula, două puncte şi punct şi virgula) precum şi înaintea parantezelor de închidere şi ghilimelelor de închidere nu se lasă un spaţiu, ci după acestea.
• Înaintea parantezelor de deschidere şi ghilimelelor de deschidere se lasă un spatiu, iar după acestea nu se lasă spaţiu.

Opţiunea trimitere într-o prezentare

Pentru a putea trimite un document deja creat şi salvat într-o altă aplicaţie (în acest caz Microsoft PowerPoint) se poate folosi opţiunea Send to (Trimitere către) din meniul File (Fişier); în acest mod se va deschide o listă din care alegem opţiunea:

- Microsoft Office PowerPoint � foloseşte documentul în PowerPoint

Observaţie :

E bine de notat că informaţiile conţinute în documentul Word (text, imagini, diagrame, tabele, alte obiecte) se vor dispersa în paginile de prezentare (slide-uri) ale documentului destinaţie Microsoft Office PowerPoint (aici, fiecare conţinut de slide trebuie reformatat şi adaptat la mediul corespunzător).

Opţiunea trimitere la fax

Pentru a putea trimite un document deja creat şi salvat către fax se poate folosi opţiunea Send to (Trimitere către) din meniul File (Fişier); în acest mod se va deschide o listă cu diverse opţiuni specifice:

recipient using a Fax modem � către un destinatar utilizând un modem fax recipient using Internet fax service � către un destinatar utilizând un fax de servicii Internet

1. Serviciul Modem Fax se bazează pe un Fax Wizard (instrument de ajutor de tip �vrăjitor� ce foloseşte un fax); pornind vrăjitorul cu butonul Next se vor urmări şi completa toate etapele de lucru până la apăsarea butonului Finish � se va obţine un document specific:

Fereastra document obţinută poate arăta şi astfel (în funcţie de cerinţele personale):

2. Serviciile fax disponibile Internet se aplică la: Microsoft Office Excel 2003, PowerPoint 2003, Word 2003.
Serviciile fax le permit clienţilor Microsoft Office 2003 să trimită şi să primească faxuri prin Internet, direct din aplicaţiile Office.

Ca servicii fax disponibile prin Internet pot exemplifica:

1. eFax asigură trimiterea/primirea faxurilor din toate aplicaţiile Microsoft Office, utilizând conexiunea dvs. Internet. Faxurile vin ca ataşări la poşta electronică. Încercaţi gratuit acest serviciu timp de 30 de zile. Pentru a beneficia de acest serviciu trebuie să vă abonaţi.

2. Serviciul Venali vă permite să trimiteţi şi să primiţi faxuri direct de la Microsoft Office fără să fie nevoie de un aparat de fax sau de o linie separată de fax. Selectaţi un cod zonal pentru numărul individual de fax şi primiţi faxuri direct în Inbox sau trimiteţi faxuri prin Venali din orice aplicaţie Microsoft, direct de pe desktop. Abonaţi-vă la serviciul fax Venali (în limba engleză) pentru servicii complete pe o perioadă stabilită.

Opţiunea �Scrisori şi corespondenţe�

Opţiunea �Scrisori şi corespondenţe� (Letters and Mailings) se preia din meniul Tools (Instrumente) şi dispune de o listă de alte opţiuni specifice (vezi în figura/captura alăturată mai jos):

• mail merge � îmbinarea corespondenţei
• show mail merge toolbar � afişează bara de instrumente Mail Merge
• envelopes and labels � plicuri şi etichete
• letter wizard � foloseşte expertul pentru creare scrisoare

Astfel, Word va pune la dispoziţie instrumentul necesar pentru a rezolva o problemă de birotică: administrarea corespondenţei (mail merge helper) într-un birou sau serviciu unde poate să apară următoarea situaţie: acelaşi document (scrisoare de afaceri, notă internă, ofertă, catalog, etichetă poştală, plic, catalog etc.) trebuie expediat către mai mulţi destinatari.

Acest tip de document numit document poştal (Mail Document) este format din două tipuri de informaţii: informaţii constante (de exemplu corpul scrisorii şi adresa expeditorului) şi informaţii variabile (datele de identificare ale destinatarilor: nume şi prenume, adresa, adresa de e-mail etc.).

Informaţiile constante (texte şi imagini grafice) vor fi scrise în documentul principal (Main Document), iar informaţiile variabile vor fi organizate în sursa de date (Data Source). Sursa de date este un fişier în care informaţiile sunt organizate sub forma unui tabel. Fiecare coloană din tabel corespunde unei categorii de informaţie (nume, prenume, adresa etc.) şi se identifică în fişier printr-un câmp (Field). Numele coloanelor se păstrează în primul rând al tabelului care se numeşte înregistrare antet (Header Record). Rândul din tabel este format dintr-un set de informaţii legate între ele (care identifică un destinatar). În fişierul sursei de date, un rând corespunde unei înregistrări de date (Record Data) .

Pentru sursa de date se pot folosi următoarele tipuri de structuri de date:

• tabel creat cu procesorul de texte Microsoft Word;
• listă cu persoanele de contact creată cu aplicaţia Microsoft Outlook;
• foaie de calcul creată cu aplicaţia de calcul tabelar Microsoft Excel;
• tabelul unei baze de date create cu aplicaţia Microsoft Access;
• fişier text în care câmpurile de date dintr-o înregistrare sunt separate fie prin caracterul tab, fie prin virgulă.

Dacă folosiţi ca sursă de date un tabel Word, veţi putea defini maxim 63 de câmpuri.

Atunci când proiectaţi sursa de date, trebuie să ţineţi cont de următoarele recomandări:

1. Alegerea structurii: Structura trebuie să fie aleasă astfel încât să acopere toate variantele pentru informaţia variabilă, chiar dacă unele câmpuri din sursa de date nu se folosesc în cazul unor destinatari. Ele vor fi prevăzute şi atunci când nu sunt necesare nu se completează.
2. Criteriul de ordonare: Stabiliţi dacă vreţi ca înregistrările din sursa de date să fie ordonate după un criteriu (valoarea unui câmp).
3. Separaţi informaţiile în câmpuri: Este bine să divizaţi o informaţie în cât mai multe câmpuri ca să o puteţi folosi în diferite variante. De exemplu, nu folositi un singur câmp pentru formula de adresare, ci câte un câmp pentru fiecare componentă: formula de adresare (title), numele şi prenumele.

Pentru realizarea unui document poştal trebuie să parcurgeţi următorii paşi:

1. Deschideţi sau creaţi documentul principal (Main Document) în care scrieţi informaţiile constante.
2. Deschideţi sau creaţi sursa de date (Data Source) care conţine datele variabile.
3. În documentul principal inseraţi câmpurile pentru combinare care vor instrui aplicaţia Word ce date să introducă din sursa de date în aceste poziţii.
4. Combinaţi documentul principal cu sursa de date prin preluarea datelor din sursa de date din câmpurile precizate. Fiecare înregistrare din sursa de date va produce o scrisoare individuală. Rezultatul se va obţine într-un document nou.
5. Scrisorile pot fi tipărite, expediate prin poşta electronică, fax etc.

Folosind facilitatea de administrare a corespondenţei, puteţi să executaţi următoarele operaţii:

1. să administraţi sursa de date pentru corespondenţă;
2. să creaţi un document poştal principal care conţine texte şi imagini, care corespunde unui anumit format (scrisoare, etichetă poştală, plic poştal, catalog, listă poştală) şi pe care urmează să-l trimiteţi mai multor destinatari;
3. să completaţi documentul principal pentru fiecare destinatar, cu informaţii preluate direct din baza de date pentru corespondenţă (numele şi adresa destinatarului); în documentul poştal rezultat pot fi inserate manual unele câmpuri sau pot fi generate automat unele date (de exemplu numărul curent al scrisorii).

Procesul de creare a unui astfel de document constă în următoarele etape:

1. Scriem scrisoarea
2. TOOLS \ Letters and mailings \ Mail merge wizard�
3. Se execută următorii 6 paşi:
   1. Alegem opţiunea Letters; Next: Starting document
   2. Alegem documentul ce conţine scrisoarea (Use the current document); Next: Select recipients
   3. Alegem baza de date (Use an existing list � deschidem de la Browse o listă existentă; Type a new list � se crează cu Create o nouă listă); Next: Write your letter
   4. Poziţionăm cursorul acolo unde dorim să apară câmpurile din listă; dăm click în dreapta pe More items..; din caseta care se deschide dăm dublu-clik pe câmpurile dorite; Next: Preview your letter;
   5. Previzualizăm scrisorile: Next: Complete the merge;
   6. Folosim: EDIT individual letter � pentru a îmbina scrisorile în fişier
   Print � - pentru a îmbina scrisorile la imprimantă Deschidem o casetă în care alegem All şi Ok .

4. Se salvează documentele şi se închide aplicaţia.

Opţiunea �Trimite către..�

Pentru a putea trimite un document deja creat şi salvat într-o altă aplicaţie se poate folosi opţiunea Send to (Trimitere către) din meniul File (Fişier); în acest mod se va deschide o listă cu diverse opţiuni de trimitere a documentului ales:

- mail recipient (for review) � către a dresa e-mail (pentru revizuire) - mail recipient (as attachment) - către adresa e-mail (ca ataşament) - routing recipient � către un destinatar de rutare (într-o reţea cu router) - online meeting participant - întâlnire online participant - recipient using a Fax modem � către un destinatar utilizând un modem fax - recipient using Internet fax service � către un destinatar utilizând un fax de servicii Internet - Microsoft Office PowerPoint � foloseşte documentul în PowerPoint - Bluetooth � foloseşte tehnologia Bluetooth folosind alte accesorii care dispun de aceeaşi tehnologie (laptop, telefoane, etc)

În plan personal, ca tehnologie Bluetooth dispun de laptop şi telefoane (ca în figura de mai jos, pentru exemplificare):

Tiparirea documentului utilizând una din imprimantele instalate sau într-un fişier

Meniul File – opţiunea Print (CTRL+P) sau butonul din bara cu instrumente standard.

Se pot face următoarele setări:
• all – se tipăresc toate paginile
• current page – se tipăreşte pagina curentă, cea în care este poziţionat cursorul
• pages – se tipăresc anumite pagini din document
• number of copies – numărul de copii ce vor fi imprimate pentru fiecare pagină
• pages per sheet – permite imprimarea mai multor pagini pe o foaie
• properties – permite stabilirea caracteristicilor imprimantei (imprimare color sau alb negru, calitatea imprimării, etc. )

Folosirea opţiunilor de bază pentru tipărire - fereastra Imprimare

Pentru tipărirea documentului deschis în fereastra activă, veţi proceda astfel:

A. Pasul pregătitor constă într-una din variantele:

1. dacă vreţi să tipăriţi numai o anumită pagină, poziţionaţi cursorul de inserare la pagina respectivă (cu opţiunea Go To... din meniul Edit sau apăsaţi tastele CTRL+G).
2. dacă vreţi să tipăriţi numai un bloc de text din fişier, selectaţi blocul.
3. dacă doriţi printarea întregului document nu contează în ce poziţie a documentului se află cursorul.

B. Declanşaţi operaţia de tipărire alegând opţiunea Print... din meniul File sau apăsând tastele Ctrl+P. Se deschide caseta de dialog Print. Mai puteţi să cereţi tipărirea executând clic pe butonul Print de pe bara standard, dar în acest caz nu se va deschide caseta de dialog, ci va fi declanşată direct operaţia de tipărire, cu valorile prestabilite pentru parametri, şi se va tipări o singură copie a întregului document. Prin intermediul controalelor din caseta de dialog Print, stabiliţi valorile parametrilor de tipărire.

Observaţi analogia dintre ferestrele Print (în limba engleză şi respectiv limba română)!

C. Opţiunile de bază pentru tipărire găsite în fereastra Print vor fi acum prezentate detaliat:

a. În zona de controale Printer sunt afişate caracteristicile imprimantei. Dacă numele driverului de imprimantă afişat în caseta de text Type nu este cel al imprimantei la care vreţi să tipăriţi, alegeţi numele corespunzător, din lista ascunsă Name .

b. Din lista ascunsă Print What alegeţi tipul informaţiei pe care o veţi tipări:

1. Document - documentul,
2. Document properties - numai informaţiile despre proprietăţile documentului,
3. Comments - numai comentariile etc.

c. În zona de editare Copies scrieţi numărul de copii care vreţi să fie tipărite.

d. Din grupul de butoane radio Page Range, activaţi butonul radio corespunzător paginilor pe care vreţi să le tipăriţi din document:

1. All - tot documentul,
2. Curent Page - pagina în care se găseşte cursorul de inserare sau pagina selectată,
3. Selection - blocul de text selectat (dacă nu aţi selectat în prealabil un bloc de text, opţiunea nu este disponibilă),
4. Pages - paginile, pe care le veţi indica prin enumerare în caseta de text ataşată. Numerele de pagină vor fi separate prin virgulă. Dacă paginile sunt grupate, scrieţi prima pagina şi ultima pagină - separate prin linia de despărţire în silabe. De exemplu, dacă vreţi să tipăriţi paginile 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 11, veţi scrie în caseta de text fie 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 11, fie 1-6, 8, 11.

e. Pentru a stabili paginile care vor fi tipărite, aveţi la dispoziţie lista ascunsă Print. Ea conţine mai multe opţiuni, care se referă la paginile stabilite prin grupul de butoane radio Print Range:

1. All Pages on Range - toate paginile,
2. Odd Pages - numai paginile impare,
3. Even Pages - numai paginile pare.

f. Dacă aţi cerut să fie tipărite mai multe copii, va fi disponibil comutatorul Collate Copies. Dacă activaţi acest comutator, se vor tipări pe rând paginile fiecărei copii: mai intâi paginile primului exemplar, apoi paginile celui de al doilea etc., altfel, se vor tipări: nurnărul de copii din prima pagină a documentului, apoi numărul de copii din a doua pagină a documentului etc.

g. Dacă nu vreţi să tipăriţi, dar vreţi să salvaţi fişierul pregătit pentru tipărire într-un fişier de tip .prn (care să fie listat ulterior pe un alt calculator), activaţi comutatorul Print to File .

h. Dacă acţionaţi declansatorul Properties, se deschide caseta de dialog prin care puteţi să stabiliţi modul în care se va face tipărirea la imprimanta selectată: tipul hârtiei, orientarea în pagină, rezoluţia tipăririi, intensitatea etc. În imaginea alăturată vă prezint un astfel de exemplu.

i. Dacă acţionaţi declanşatorul Options (în română: Opţiuni), se deschide caseta de dialog prin care puteţi să realizaţi anumite setări Word pentru administrarea serviciului de printare.

j. După ce aţi stabilit aceste valori şi aţi pregătit imprimanta pentru listare, acţionaţi declanşatorul OK . Va începe operaţia de tipărire - care va fi gestionată de aplicaţia Printers .

Trecerea în revistă a documentului – examinare înaintea imprimării

Meniul File – opţiunea Print Preview sau butonul din bara cu instrumente standard.

Fereastra Preview conţine o bară cu instrumente specifice vizualizării:
permite introducerea textului (corectarea) în timpul vizualizării documentului. Iniţial nu este posibil deoarece cursorul mouse-ului este o lupă ce permite doar vizualizarea unei porţiuni din pagină.
permite vizualizarea unei singure pagini.
permite vizualizarea mai multor pagini în acelaşi timp.
permite vizualizarea la un anumit zoom.
micşoreaza dimensiunea textului astfel încât să încapă într-o pagină.
La terminarea vizualizării se acţionează butonul .

Corectarea greşelilor de ortografie şi a celor gramaticale - folosirea funcţiei de corectare ortografică şi gramaticală

Din meniul Tools se alege opţiunea Spelling and Grammar (sau butonul ), care semnalează orice apariţie a unui cuvânt care nu se găseşte în dicţionar. Cuvintele care nu sunt găsite în dicţionar vor putea fi: ignorate sau adăugate la dicţionar sau înlocuite cu alte cuvinte existente în dicţionar.

Opţiunea AutoCorrect Options... din meniul Tools permite corectarea automată a greşelilor de ortografie sau înlocuieşte anumite caractere cu cuvinte specificate anterior. De exemplu, putem scrie cu prescurtări ale cuvintelor, iar calculatorul face înlocuirea cu cuvântul întreg. De fiecare dată când vom scrie cuvântul ms şi vom tasta spaţiu, acest cuvânt va fi înlocuit cu cuvântul Microsoft.

Corectarea automată a documentului este posibilă dacă din meniul Tools opţiunea Options marcăm casetele:

Aceste opţiuni permit verificarea ortografiei fiecărui cuvânt în timpul scrierii, astfel: în cazul unei greşeli de ortografie cuvântul va fi subliniat cu linie şerpuită roşie. Dacă cuvântul este corect ortografiat, dar nu se găseşte în dicţionar, acesta poate fi ignorat sau adăugat în dicţionar.

Nota de subsol sau de sfârşit de text

Acestea se folosesc în cazul în care dorim să explicăm anumiţi termeni din document. Pentru termenul care va fi explicat se foloseşte un simbol sau un număr, iar partea explicativă se introduce în partea de jos a paginii (notă de subsol) sau la sfârşitul documentului (notă de final).

Se poziţionează cursorul la sfârşitul termenului care va fi explicat. Meniul Insert – opţiunea Reference – opţiunea Footnote. Se alege tipul notei explicative: de subsol (footnote) sau de final (endnote). În cazul notei de subsol, aceasta poate fi plasatăîn partea de jos a paginii (Bottom of page) sau sub ultimul rând de text din pagină (Below text). În cazul notei de final, aceasta poate fi plasată la sfârşitul documentului (End of document) sau la sfârşitul secţiunii (End of section). Se alege modul de marcare a termenului ce va fi explicat: cu cifre arabe, cifre romane, litere (Number format) sau cu un simbol ales din galeria Symbol (Custom mark) Se alege numărul de la care să înceapă numerotarea termenilor ce vor fi explicaţi (Start at). Se stabileşte dacă numerotarea se va face continuu pentru tot documentul sau se reia la trecerea la următoarea pagină sau secţiune (Numbering). Se acţionează butonul Insert. Termenul se marchează automat, iar cursorul indică locul în care se va introduce textul explicativ. Ştergerea notei se face ştergând marcatorul termenului explicat (Delete), textul explicativ fiind şters automat.

Antet şi subsol, introducerea datei, autorului, numărului paginii

Un antet sau subsol este format din informaţii ce apar automat pe fiecare pagină a documentului, în partea de sus (antet) sau/şi în partea de jos a paginii (subsol).

Meniul View – opţiunea Header and Footer
Apare o zonă dreptunghiulară încadrată cu linie punctată în care se poate introduce informaţia şi o bară cu instrumente specifice.

Informaţia din antet sau subsol poate fi formată din text, imagine, figuri grafice, etc. Acestea pot fi formatate după cum dorim.
Modificarea parametrilor pentru antete şi subsoluri se poate face din meniul File – opţiunea Page Setup – butonul Layout:

• opţiunea Different odd and even permite crearea de antete/subsoluri diferite pentru paginile pare şi cele impare
• opţiunea Different first page permite crearea unui antet/subsol diferit pentru prima pagină
• casetele From Edge permit modificare distanţei de la marginea paginii până la zona de editare a antetului/subsolului.

Bara cu instrumente Header and Footer conţine următoarele butoane:
- se poate introduce un text predefinit din lista ascunsă
- inserează numărul paginii
- inserează numărul total de pagini
- se poate alege un format de numerotare a paginii
- inserează data curentă
- inserează ora curentă
- permite modificarea parametrilor pentru antet şi subsol
- arată sau ascunde textul din document
- realizează comutarea între antet şi subsol
- vizualizează antetul/subsolul anterior
- vizualizează antetul/subsolul următor
La terminarea editarii antetului/subsolului se acţionează butonul Close din bara cu instrumente, iar zona de editare dispare.

Observaţii:
• Pentru a modifica informaţiile din antet/subsol se face dublu clic în zona de pagină ce corespunde antetului/subsolului sau din meniul View se alege din nou opţiunea Header and Footer.
• Pentru a şterge întreg antetul sau subsolul se şterg toate informaţiile din acesta (selectare totală– CTRL+A şi se apasă tasta Delete).
• Putem aplica antetului/subsolului borduri şi umbrire (selectare totală şi din meniul Format se alege opţiunea Borders and shading).